Van versnipperde tools naar één geïntegreerde workflow

Art Shippers heeft een sterke reputatie opgebouwd als betrouwbare logistieke partner voor de internationale kunstwereld. Het bedrijf werkt uitsluitend voor veilinghuizen, musea, galeries en privéverzamelaars en is gespecialiseerd in het transport, de handling en de opslag van waardevolle en vaak unieke kunstwerken.

Hun werk draait om precisie, zorg en vertrouwen. Elk object is uniek en elk project vraagt een aanpak op maat. Dat zit in hun DNA. Naarmate het bedrijf groeide, nam ook de complexiteit van de activiteiten toe – en daarmee de behoefte aan een meer geïntegreerde manier van werken.

Bye-bye patchwork aan systemen

Sven Lacante, Logistics Manager: “Jarenlang werkten we met een combinatie van verschillende softwaretools. We begonnen met WinBooks en stapten later over op Exact Online. Met Exact konden we een deel van ons CRM beheren, maar voor planning en operationele workflows hadden we nog extra tools nodig. Het resultaat was een versnipperde setup van drie tot vier systemen die niet efficiënt met elkaar communiceerden. Het werd een lappendeken. Niet praktisch, en er was duidelijk een gebrek aan integratie tussen de systemen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een alles-in-één logistieke oplossing. Vandaag gebruiken we Exact Online enkel nog voor de boekhouding, terwijl de operationele processen elders gecentraliseerd zijn.”

De ontdekking van My-ART-Logistics

Het contact met AGePe Logistics Software kwam op een natuurlijke manier tot stand. “We kwamen AGePe Logistics Software tegen op LinkedIn en merkten dat enkele van onze concurrenten al met My-ART-Logistics werkten. Dat wekte onze interesse.”

Na feedback te verzamelen en de mogelijkheden te verkennen, volgde de beslissing vanzelf: Art Shippers koos voor de implementatie van My-ART-Logistics, het ERP-platform dat specifiek ontwikkeld is voor fine art logistics.

Gefaseerde aanpak: kernprocessen, scanning, WMS, planning, Mobile Worker

Na verschillende voorbereidende meetings startte de implementatie midden november 2025, volgens een duidelijke gefaseerde aanpak.

Fase 1: kernprocessen
De eerste stap focuste op offertes en facturatie. De overgang vergde aanvankelijk wat aanpassing, en bepaalde functionaliteiten waren minder relevant voor de markt van Art Shippers, maar werden snel afgestemd op de lokale noden.
Fase 2: scanning en WMS
De volgende fase introduceerde scanning en het warehouse management systeem (WMS). Eerdere pogingen met meerdere partners waren niet succesvol, door de complexiteit van het werken met unieke stukken, waarbij elk kunstwerk een eigen identificatie vereist. My-ART-Logistics biedt de nodige flexibiliteit om deze unieke stukken correct te beheren. Klantcollecties worden momenteel geïnventariseerd en ingescand in het systeem.
Fase 3: planning en Mobile Worker
De laatste fase focust op planning en de Mobile Worker-module voor chauffeurs en magazijnmedewerkers, met volledige digitale tijdsregistratie en operationele opvolging. De planningsmodule bevindt zich momenteel in de testfase, met een volledige livegang tegen eind april 2026.

Meer controle, betere planning en hogere efficiëntie

Sven Lacante: “De overstap van meerdere tools naar één geïntegreerd systeem vroeg een aanzienlijke mentaliteitsverandering. In een all-in systeem kan je geen stappen overslaan – anders klopt de status van je dossier niet. De eerste maand was uitdagend. Achteraf gezien was het misschien eenvoudiger geweest om op 1 januari te starten in plaats van midden november, zeker vanuit boekhoudkundig perspectief. Maar we hebben het samen aangepakt. Met de ondersteuning van Senior Business Consultant Sven Boeckx ging het al snel beter. We merkten dat zodra je het systeem onder de knie hebt, je er echt de vruchten van plukt.”

Vandaag werken ongeveer 12 gebruikers met My-ART-Logistics. Offertebeheer en dossieropvolging verlopen al vlot, terwijl planning zich in de laatste testfase bevindt. De grootste verwachte winst ligt in de optimalisatie van de planning.

“We kijken echt uit naar de meerwaarde van de planningsmodule. Wat we tot nu toe gezien hebben, toont dat we groupage-transport veel efficiënter zullen kunnen organiseren dan vroeger. Het systeem maakt ook slimmere terugkerende planning mogelijk. We hebben jobreeksen aangemaakt voor vaste routes, zoals onze wekelijkse ritten naar Parijs en Londen. Daardoor moeten we niet telkens alles opnieuw opbouwen. Zodra alles volledig operationeel is, zal de Mobile Worker-module onze activiteiten op het terrein verder stroomlijnen.”

Continue verbetering

Een belangrijke sterkte van de samenwerking ligt in de continue feedbackloop.

Sven Lacante: “Kleine verbeteringen en details worden steeds opgepikt door het AGePe-team en intern besproken. Ze evalueren of iets meerwaarde biedt voor alle gebruikers. Sommige verzoeken worden zelfs actief ontwikkeld, zoals verbeterde planningsfunctionaliteiten en betere zichtbaarheid van terugkerende routes. Voor ons was het essentieel om vooruit te kunnen kijken – bijvoorbeeld: Londen staat over vier weken opnieuw op de planning, wat hebben we de vorige keer gedaan? Het is fijn om te zien dat AGePe Logistics Software echt luistert naar die noden. Hoewel we nog in de laatste fase van de implementatie zitten, zijn de voordelen nu al zichtbaar. We voelen duidelijk vooruitgang in zowel onze manier van werken als onze resultaten. Zodra alles volledig operationeel is, zijn we ervan overtuigd dat dit systeem ons nog meer efficiëntie en controle zal brengen.”

Met een sterke ondersteuningsstructuur, toegang tot het klantenportaal en een responsief serviceteam ziet Art Shippers de samenwerking met AGePe als een langetermijnpartnership.

Meer weten over My-ART-Logistics? Vraag vrijblijvend advies